Prije samo nekoliko mjeseci nitko nije ni slutio koliko nam se privatni, ali i poslovni svijet može promijeniti u, zapravo, samo jednome danu. Nakon što su na snagu stupile odredbe o suzbijanju pandemije uzrokovane virusom Covid-19, rad od kuće za mnoge je male firme postao jedina opcija za nastavak poslovanja.

Na svu sreću, moderna tehnologija koju danas svi koristimo omogućuje nam brzi prijenos podataka i komunikaciju bez obzira gdje se nalazimo. Osobno računalo, pametni telefon i internet veza postali su alati koji nam omogućuju da veliki dio zadataka od kuće možemo obavljati jednakom učinkovitošću kao i kada radimo iz ureda.

Poslovanje u oblaku omogućuje nam jednostavan i brz pristup svim datotekama potrebnim za rad, a razne online aplikacije poput Skype-a i MS Teams-a olakšavaju da tjedni i dnevni sastanci prođu bez ikakvih problema bez obzira na broj i lokaciju članova tima koji u njima sudjeluje. One usputne, manje probleme na koje nailazimo tijekom rada lako možemo riješiti instant komunikacijom putem e-maila, poziva, WhatsAppa ili sličnih servisa pa fizička odvojenost od kolega postaje još manji problem.

Većinu negativnih utjecaja na motivaciju moguće je suzbiti

Iako fizička odvojenost u današnje vrijeme, više nego ikad, postaje sve manji problem i sve možemo odraditi online, održati istu razinu motivacije i produktivnosti kod online načina rada kao kod rada iz ureda nije nimalo jednostavno, o čemu su provedena i razna istraživanja. Tako je National Research Council još 1985. u SAD-u objavio izvješće  o radnim stanicama kod kuće. U njemu je navedeno kako je rad aktivnost koja zahtijeva trošenje energije, doprinosi proizvodnji usluga i dobara, zahtijeva socijalnu interakciju, barem djelomično određuje socijalni status te osigurava plaću. Prema izvješću, te karakteristike posla i uvjerenost da će se one ostvariti uvjetuju stupanj motivacije zaposlenika za poslom.  Zaključak tog izvješća kaže kako je pad motivacije kod zaposlenika koji rade od kuće moguć u određenim područjima ali i kako je većinu negativnih utjecaja na motivaciju moguće suzbiti.

U vrijeme kada je vrlo teško razmišljati o takvim pozitivnim ishodima rada i lako gubimo fokus imajući na umu naše i zdravlje naših najbližih, a granice između poslovnih i privatnih obaveza kao da su se izbrisale,  još je teže i ostati motiviran i produktivan. 

Kako bi se što lakše prilagodili novim uvjetima rada te zadržali motivaciju i produktivnost na što višoj razini za vas imamo nekoliko savjeta koji bi vam mogli pomoći.

https://www.nap.edu/catalog/168/office-workstations-in-the-home

Naši savjeti kako ostati motiviran i produktivan u online načinu rada.

1.     Budite se ranije.

Rano ustajanje za neke od nas ponekad je najteži dio odlaska na posao, a ustati rano ako nema određenog radnog vremena još je teže. Zato je bitno unaprijed odrediti radno vrijeme kojega ćete se držati. Vrijeme koje inače trošite na put do posla možete iskoristiti za jutarnju šetnju, kavu na balkonu stana, čitanje knjige ili slušanje podcasta.

Ako ste pak super spavalica, dogovaranje sastanka za početak radnog vremena na kojem čete s kolegama proći dnevne ciljeve pomoći će vam probuditi se na vrijeme.

2.     Stvori prostor za rad

Ako niste Marie Kondo (Netflix, Tidying up with Marie Kondo) vaš radni stol mogao bi izgledati kao da još uvijek radite na onom projektu iz 2011. Prebacivanje na online poslovanje savršen je trenutak za pospremanje radnog stola. Neka vam stvari koje su vam potrebne za rad budu nadohvat ruke kako se ne bi naprezali kada posežete za njima, a stvari koje bi vam mogle odvlačiti pažnju spremite – baš kao i u uredu. Također, držite telefon ili mobitel bliže ruci koja vam nije dominantna kako bi tijekom poziva mogli držati telefon i istovremeno zapisivati korisne stvari, a ekran postavite ne dalje od duljine ruku te u razini očiju kako sjedili što ispravnije.

3.     Organizacija je pola posla

Biti organiziran nije jednostavno ni kada radimo u uredu, a držati sve pod kontrolom kod kuće čini se još i teže. Kako smo već i pisali, dio dobre organizacije dana može početi ranim ustajanjem – svakoga dana u isto vrijeme kako bi lakše mogli složiti raspored za pojedini dan. Složiti raspored možete u raznim aplikacijama, i u njega dodati svaki sastanak i sve ostale dnevne aktivnosti. Od odlične pomoći može biti i MS Teams u kojem možete složiti raspored za cijeli vaš tim kojim upravljate kako bi znali koji su članovi tima kada dostupni, kada se održavaju sastanci i kada je tko na pauzi. Osim držanja rasporeda pod kontrolom, važno je da vaše datoteke i papiri također ostanu organizirani. Stoga, za fizičke dokumente složite mjesto na koje ćete ih posložiti u čemu uvijek mogu pomoći registratori i košuljice, dok digitalne dokumente možete logički posložiti na vašem računalu ili u oblaku. Za kraj, nikako nemojte zaboraviti e-mail. Svi znamo kolikom se brzinom inbox može napuniti raznim porukama pa nemojte zaboraviti često provjeravati pristiglu poštu koju dodatno možete organizirati u kategorije kako bi se lakše snalazili.

4.     Smanjite sve što vam može skrenuti pažnju

Ostati koncentriran nije nimalo lako uz sve distrakcije naših domova, članove obitelji, kućne ljubimce, notifikacije društvenih mreža ili zabavne video servise udaljene par klikova mišem. Česte distrakcije mogu loše utjecati na vaše raspoloženje, jer vas mogu spriječiti da posao obavljate na vrijeme – a kada posao ne obavljate na vrijeme dolazi do još većeg stresa i frustracije pa je važno distrakcije što više smanjiti. Kako bi ostali dostupni kolegama ili klijentima savjetujemo da mobitel ipak ne stavite u avionski način rada ali je poželjno da obavijesti društvenih mreža koje nisu esencijalne za vaš biznis privremeno blokirate ili se iz tih aplikacija odjavite. Istu stvar nemojte zaboraviti napraviti i na svojim računalima.

5.     Uzimajte pauze

Iako vam se možda čini da ste učinkovitiji kada radite bez pauze, to vjerojatno nije tako. Istraživanja su pokazala da su zaposlenici koji tijekom radnog vremena redovito odlaze na pauze dosljedno učinkovitiji od njihovih kolega koji nisu odlazili na pauze sve dok nisu završili s određenim zadatkom. Takvi su zaposlenici bili u prosjeku sat vremena 100% fokusirani na zadatke te ih obavijesti društvenih mreža ili mailovi nisu ometali. Kada bi osjetili umor, uzeli su kratki predah u kojem su se sasvim odvojili od svoga posla i zadataka koji ih čekaju što im je omogućilo da se vrate na posao i zadatke obavljaju maksimalno učinkovito sljedećih sat vremena. Prema psiholozima, razlog tome je što naš mozak radi u intervalima od prosječno sat vremena vrlo visoke aktivnosti nakon kojih slijedi period smanjene aktivnosti. Kada je naš mozak u periodu smanjenje aktivnosti, najbolje je vrijeme da se odmorimo i uzmemo pauzu.

Bez pauzi vaša produktivnost, psihičko stanje i izvršenje zadataka počinju patiti te u konačnici mogu dovesti do stresa i smanjenja volje za poslom. Prema istraživanjima čak 90% radnika u SAD-u tvrde da se nakon pauze za ručak osjećaju svježije i spremnije za posao. Stoga je iznimno bitno da povremeno uzimate male pauze ali i pauzu za ručak, ustanete se, odšetate od vašeg računala i potpuno se isključite iz poslovnih zadataka kako vaša produktivnost ne bi patila.

6.     Kreirajte playlistu

Nije novost da glazba u radnom okruženju nije samo šum kako bi se smanjila tišina u radnom prostoru. Kod djece, ali pogotovo kod odraslih dokazano je da glazba povećava produktivnost, kognitivne performanse, smanjuje anksioznost i pomaže ljudima da ostanu motivirani. Iz tih razloga glazba na poslu, bez obzira na radno okruženje nikome ne bi trebala biti nepoznanica. Za slušanje glazbe na poslu, stručnjaci predlažu ISO princip. Prema tome principu glazbu sparimo s raspoloženjem u kojem se nalazimo te nas pjesme postepeno vode u željeno raspoloženje, na primjer u stanje što veće produktivnosti. Primjer liste organizirane po ISO principu je da prve pjesme na listi kojima započinjete jutro budu laganije poput Here Comes the Sun bezvremenskih Beatles-a, te postepeno organizirate pjesme do bržih jer brže pjesme mogu rezultirati povećanjem učinkovitosti. Vrlo poznate pjesme mogu biti veća distrakcija nego korist pa je izbor između instrumentala i pjesama s tekstom bitna stavka na koju morate paziti kako vaš posao ne bi pao u drugi plan, a radni dan postao karaoke dan.    

7.     Kada radite od kuće, ne znači da ste kod kuće

Kada radite od kuće, vaši bi ukućani mogli početi očekivati da se uključite u njihove dnevne aktivnosti i kućne poslove što može dovesti do totalnog kaosa na svim poljima – poslovnim, ali i privatnim. Bez obzira na to što radite od kuće, svejedno radite, još uvijek imate posao na koji se morate fokusirati i zadatke koje morate obaviti pa zabavljanje djece ili renovacija dnevnog boravka nisu aktivnosti kojima možete posvetiti većinu svoga dana. Iako su vama vjerojatno ove stvari jasne, vašim ukućanima možda nisu pa je bitno da odredite granice kako bi svi mogli biti sretni i zadovoljni. Bitno olakšanje u tome može biti da se držite dogovorenog rasporeda, posao nastavite odrađivati u isto vrijeme kao da ste i na poslu, a kućanske poslove ostavite za sate nakon što posao odradite.  

7.     Ne zaboravite se kretati

Zdravlje nam uvijek mora biti na prvome mjestu, pogotovo u vrijeme poput globalne pandemije. Prije svega, bitno je da se naspavate. Bez dovoljno sna, smanjuje se naša razina koncentracije, umorni smo i lako gubimo fokus. Također, hidratacija će nam pomoći da se osjećamo manje umorni i usporeni.

Kada vam se ured nalazi u kući, moguće je potpuno se zabarikadirati unutar svoja četiri zida što može biti loše za vaše mentalno, ali i fizičko zdravlje jer je našem tijelu potrebno kretanje ali i sunčeva svjetlost. Ključno je da svakih sat vremena prilikom kraćih pauzi ne zaboravite uzeti par minuta kako bi se digli od radnog stola, prošetali po kući i istegnuli se, a internet je prepun i raznih videa kratkih vježbi koje možete raditi i sjedeći.